Lean habits | EP.29 – โมเดลการแปลงสภาพสู่วัฒนธรรมลีน (Lean Transformation Model) | Dr. Lean – หมอลีน
สามารถนำมาปรับใช้เป็นแนวทางในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่
เพื่อให้ตอบโจทย์ของทุกธุรกิจทุกอุตสาหกรรม
ด้วยการหาคำตอบของ 3 คำถามค่ะ
1. Why? ทำไมต้องทำลีน?
2. How? ทำอย่างไรให้สำเร็จ?
3. What? ทำอะไรบ้าง?
เนื้อหาแบ่งเป็น 4 ส่วนหลักๆ ได้แก่
1. หลังคาบ้าน - Why? What problem are we trying to solve? เรากำลังแก้ไขปัญหาอะไร? และนั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมถึงต้องทำลีน?
เป็น Value driven purpose หรือการตั้งวัตถุประสงค์ เป็นส่วนที่สำคัญที่สุด แต่ยังเป็นนามธรรม เป็นสิ่งที่อยากให้เป็น แต่ตอนนี้ยังไม่เป็นแบบนั้น จับต้องไม่ได้ เพราะเวลาเราสร้างบ้าน เราไม่ได้เริ่มต้นจากหลังคา เราเริ่มจากโครงสร้าง
แต่เราต้องรู้รูปแบบหลังคาก่อนว่าเราต้องการแบบไหน เพื่อให้สร้างโครงสร้างได้อย่างถูกต้อง ให้สามารถรองรับหลังคาที่เราต้องการได้
ดังนั้นหลังคา คือ ผลลัพธ์ที่ต้องการจากทำลีน ให้รู้ว่าเราทำเพื่ออะไร? ด้วยการถามคำถามว่า What problems are we trying to solve? หรือ เรากำลังแก้ไขปัญหาอะไร? โดยใช้ตัวชี้วัดทางธุรกิจได้เลย เป็นทั้ง Financial ในเทอมของ Revenue, Profit/Loss ได้เลย และ internal process ในเทอมของ SQDC ได้ แล้วจึงไปสู่โครงสร้างว่า ต้องทำอะไร?
2. ฐานบ้าน - What is our basic thinking? ทัศนคติ แนวคิดพื้นฐาน ค่านิยมของค์กร
พื้นฐานสำคัญของบ้านที่ต้องลงเสาเข็ม เพื่อให้รองรับน้ำหนักและป้องกันการพังทลาย
ค่านิยมขององค์กร จึงเป็นบรรทัดฐานทางความคิด ที่กำหนดพฤติกรรมของคนในองค์กร แล้วนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องการ
Continuous Improvement เป็นหนึ่งในค่านิยมหลักของโตโยต้า
ประกอบไปด้วย
1. Challenge ความท้าทาย หมายถึง การที่ไม่พึงพอใจต่อสภาพปัจจุบัน
2. Kaizen หมายถึง ทำการปรับปรุงให้ดีขึ้น
3. Genchi Genbutsu หมายถึง การหาข้อเท็จจริงที่ของจริงสภาพจริง ณ สถานที่จริง
ค่านิยมนี้ ทำให้คนโตโยต้ามีบรรทัดฐาน ความคิดเหมือนกัน พูดเหมือนกัน และทำเหมือนกัน ดูได้จากจำนวน Kaizen กว่าหนึ่งหมื่นต่อปี และผลงานที่ดีขึ้นจากความพยายามแก้ไขปัญหา เล็กๆ น้อยๆ แต่สม่ำเสมอ ทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ ดังนั้นค่านิยมจึงเป็นฐานสำคัญ ของการสร้างวัฒนธรรมองค์กร เช่นคำกล่าวที่ว่า “Good products came from good thinking” แล้ว Thinking ขององค์กรคุณ คืออะไร?
3. เสาบ้าน - What process and capability do we need to improve? ต้องปรับปรุงกระบวนการอะไร และศักยภาพอะไรเพื่อให้ทำการปรับปรุงได้อย่างสำเร็จ?
การปรับปรุงพัฒนาแบ่งออกเป็น 2 ส่วน
1. ปรับปรุงกระบวนการ
2. พัฒนาบุคลากรหรือคน
2 อย่างนี้ ต้องการการปรับปรุงและพัฒนาไปพร้อมๆ กัน เพราะถ้าต้องการปรับปรุงกระบวนการ ก็ต้องพัฒนาศักยภาพของคน ให้มีความสามารถในการปรับปรุงกระบวนการนั้นด้วย เพราะคน คือ ผู้ที่ทำการแก้ไขปัญหา ดังนั้นคน คือ กุญแจสำคัญที่นำไปสู่การเติบโตขององค์กร
อย่าลืมว่าคนเราจะสามารถ ทำการปรับปรุงได้เท่ากับสิ่งที่รู้เท่านั้น ดังนั้นจำเป็นที่จะต้องเพิ่มเพดานศักยภาพ เพิ่มความรู้ความสามารถของคนให้สูงขึ้นไปเรื่อย ๆ เพื่อทำการปรับปรุงกระบวนการ ให้ได้ประสิทธิภาพสูงขึ้นไปได้อีกเรื่อย ๆ
เช่นสิงคโปร์ตอนช่วงสร้างชาติ ก็เริ่มต้นจากการสร้างคน ให้มีความรู้ทักษะที่ประเทศต้องการ เพื่อให้คนเหล่านี้ใช้ความรู้และทักษะ นำพาประเทศพัฒนาไปในทิศทางกำหนด
เช่นเดียวกับจีน ต้องการเป็นผู้นำโลกด้าน AI ก็เริ่มต้นจากเสริมสร้างความรู้ สนับสนุนให้คนในชาติพัฒนาองค์ความรู้ เทคโนโลยีขั้นสูงจนมี Know - how อย่าง Huawei กำลังก้าวไปเป็นผู้เล่นรายสำคัญของโลก ในการทำ Platform ของรถยนต์ EV
ดังนั้นทบทวนให้ดีว่า...กระบวนการใดที่ต้องปรับปรุง และศักยภาพใดที่ต้องพัฒนา เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้ ในเมื่อต้องการผลลัพธ์ที่ไม่เคยได้ ก็ต้องทำในสิ่งที่ไม่เคยทำ เรียนรู้สิ่งใหม่ เพื่อเริ่มทำในสิ่งใหม่ เพื่อที่จะได้ผลลัพธ์ใหม่ ๆ ตามมา
Out of comfort zone ออกจากความง่ายๆ แล้วไปเผชิญความยากลำบากซะ!
4. ในบ้าน - What management systems and leader behaviors are required for this? ระบบการจัดการอะไรและผุ้นำแบบไหนที่จำเป็นต่อการขับเคลื่อนองค์กรไปสู่วัฒนธรรมใหม่?
ประกอบไปด้วยกัน 2 ระบบค่ะ คือ
1. Hoshin - Kanri
2. Daily Management System
การทำ Hoshin - Kanri จะทำให้รู้ว่า งานประจำวันของเราส่งผลต่อความสำเร็จขององค์กร โดยมี Catch ball process หรือ กระบวนการรับ-ส่งลูกบอล เป็นกระบวนการสำคัญที่สุด ที่ทำให้เกิดความสอดคล้อง และมุ่งไปในทิศทางเดียวกันทั่วทั้งองค์กร ซึ่งในกระบวนการประกอบไปด้วย 2 ขั้นตอน คือ
1. รับบอล คือ การรับนโยบายที่มาจากผู้บริหารระดับสูงที่เป็นผู้กำหนดแล้ว Breakdown ลงมาเรื่อย ๆ จากบนลงล่าง เป็น Top - Down management
2. ส่งบอล คือ การขานรับนโยบายด้วยการกำหนดแผนการดำเนินงานภายในแผนกของตัวเองให้สอดคล้องกับนโยบายที่รับมา และส่งแผนและผลการดำเนินงานกลับขึ้นไปจากล่างขึ้นบน เป็น Bottom - Up management
สิ่งที่น่าสนใจที่สุดของการทำ Hoshin คือ ทำให้ทุกคนรู้ว่าสิ่งที่กำลังทำอยู่ ส่งผลอะไรต่อความสำเร็จขององค์กร และทุกๆ กิจกรรมที่ทำสอดคล้องไปในทิศทางเดียวกันหมด เรียกว่า True north หรือ เทพเจ้าดาวเหนือ ^^ (ล้อเล่นนะคะ...หมายถึง ดาวเหนือของจริงที่บอกทิศเหนือได้จริงไม่ทำให้หลงทางค่ะ)
Daily management system หรือ การบริหารจัดการประจำวัน
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารสำหรับหัวหน้างานทุกระดับ เพื่อบริหารจัดการการดำเนินงานให้ไปถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ โดยใช้หลักการ Hansei หรือ Self - Reflection หรือ การไตร่ตรองทบทวน สิ่งที่เกิดขึ้นด้วยตัวเองซึ่งทำร่วมกันทั้งทีมงาน บางที่เรียกการทำสิ่งนี้ว่า After Action Review ส่วนในที่นี้บอลขอเรียกว่า Daily accountability แปลเป็นไทยว่า ความรับผิดรับชอบประจำวัน
ในการทำ Hansei นั้นจะกระทำผ่านการประชุมทีม (Tier meeting) หน้า Visual control board โดยเน้นที่การถามคำถาม 3 ข้อ
1. Did we have a good day yesterday? เมื่อวานนี้เป็นอย่างไร?
2. What we did well? อะไรที่เราทำได้ดีบ้าง?
3. What we can do better today? อะไรที่ยังไม่ดีแล้วเราทำอะไรให้ดีกว่าเดิมได้บ้าง?
Daily management system ประกอบไปด้วย 4 องค์ประกอบ
1. Leader standard work มาตรฐานงานของหัวหน้างาน คือ การกำหนดงานที่หัวหน้างานต้องทำในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ และแต่ละเดือน เพื่อทำในสิ่งที่จำเป็นต้องทำ และไม่ทำในสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องทำ
2. Visual control board บอร์ดแสดงข้อมูลของผลการดำเนินงาน ใช้ควบคุมการทำงานของคนในทีม ควบคุมโดยเมื่อเห็นผลการดำเนินงานที่ต่ำกว่าเป้าหมายหรือยังไม่ได้เป้าหมาย ก็ต้องหาวิธีการแก้ไขปัญหากันใหม่
3. Daily accountability ความรับผิดรับชอบประจำวัน คือการประชุมทีมประจำวันเพื่อทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้น โดยสิ่งที่ทำได้ดีแล้ว ก็เก็บเป็นมาตรการทำงาน และหากมีสิ่งที่ยังทำได้ไม่ดี ก็ช่วยกันหาทางแก้ไขปรับปรุงนำไปสู่ Kaizen
4. Leadership disciplines ความใส่ใจของผู้นำ ระบบนี้จะไม่สามารถขับเคลื่อนได้หากขาดความใส่ใจของหัวหน้างานผู้ซึ่งเป็นผู้นำ ในที่นี้ขอใช้คำว่าความใส่ใจแทนคำว่าวินัย เพราะหากหัวหน้างานไม่ใส่ใจที่จะสร้างระบบนี้ขึ้นมาในที่ทำงาน ไม่นำการประชุม ไม่ทำให้ดูเป็นแบบอย่าง ก็จะไม่สามารถบ่มเพาะสิ่งที่เรียกว่าเป็นวัฒนธรรมองค์กรได้
ติดตามได้ในคลิปค่ะ https://youtu.be/lV0v5mf31Sw
ด้วยรัก
Dr. Lean - หมอลีน
No comments: