ทบทวนปัญหา ทำไมถึงสร้างวัฒนธรรมลีนไม่ได้นะ?

วัฒนธรรม หมายถึง รูปแบบวิถีการปฏิบัติที่แสดงออกของหมู่คณะผ่านทางพฤติกรรม ภาษา และกิจกรรม ที่เหมือนกัน

เมื่อแปลสภาพองค์กรสู่วัฒนธรรมลีน (Lean Transformation) นั่นหมายถึงการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของคนทั้งองค์กร แล้วพฤติกรรมอะไรที่อยากให้คนในองค์กรปฏิบัติ หากสิ่งนี้ไม่ชัดเจน ก็จะทำไปโดยดูที่ผลลัพธ์ที่ต้องการเท่านั้น อยากให้ต้นทุนลดลง ต้นทุนอาจลดได้จริง แต่แนวคิด พฤติกรรม กระบวนการ อาจเหมือนเดิม ลองถามตัวเองอีกที ทำลีน ทำเพื่ออะไร เพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ทำเป็น Project ลดต้นทุนก็ได้แล้ว แต่ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร ให้ลองทบทวนใหม่ว่าต้องการให้คนในองค์กรคิดและทำแบบไหน เพื่อส่งผลต่อผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างยั่งยืน

ปัจจัย 3 อย่างที่ส่งผลต่อการสร้างวัฒนธรรม คือ

1. ขาดความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง (Sense of urgency)

2. ขาดผู้นำการเปลี่ยนแปลง (Leadership)

3. ขาดการสื่อสารการเปลี่ยนแปลง (Communicate change)

ความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงนั้นก็เหมือนกับกาแฟ ที่เป็นตัวคอยกระตุ้นร่างกายให้สดชื่น กระปรี้กระเปร่า ทำงานได้ตลอดทั้งวัน สำหรับผู้ที่ติดกาแฟ หากวันไหนไม่ได้ดื่มก็จะรู้สึกไม่มีแรง ไม่อยากจะทำอะไร เช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการ ‘ตัวกระตุ้น’ ซึ่งก็คือ ปัญหาหรือความท้าทาย (Problem or challenge) ที่เป็นเหตุให้องค์กร ‘จำเป็น’ ที่จะต้องเปลี่ยนแปลง เพื่อให้อยู่รอด หรือเพื่อให้ดีขึ้น หรือเพื่อเป็นที่หนึ่ง หรือเพื่อเป็นองค์กรที่ยั่งยืนคงอยู่ไปอีกร้อยปี

ลองพิจารณาเหตุการณ์เหล่านี้ดู เคยมั้ยที่ได้ยินหลาย ๆ คนพูดว่าจะลดน้ำหนัก จะผอม ทุก ๆ ปี แต่ผ่านมาแล้ว 5 ปี ก็อ้วนเหมือนเดิม บางทีเราก็จะเห็นหลาย ๆ คนหันมาสนใจสุขภาพเมื่อตรวจพบว่าเป็นโรคอะไรบางอย่างหรือสุขภาพเริ่มแย่ บางครั้งก็จะเห็นลูกไปเยี่ยมพ่อแม่ก็ต่อเมื่อท่านป่วยและกำลังจะจากไป

จะเห็นได้ว่า ความอ้วน ไม่ใช่ ‘ความจำเป็น’ เพราะไม่อาจทำให้คนพูดเปลี่ยนแลงพฤติกรรมได้ แต่ ความกลัว การเจ็บป่วย การสูญเสีย ถือเป็นความจำเป็น ที่ทำให้คนเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมได้

ผู้นำการเปลี่ยนแปลง คือ ผู้ดูแลร้านบุพเฟต์หมูกระทะ เวลาไปกินหมูกระทะ นอกจากอาหารที่ถูกเตรียมและเติมตลอด เพื่อให้ลูกค้าได้เลือกรับประทานได้ตามใจแล้ว เจ้าของร้านก็ต้องเตรียมอุปกรณ์ต่างๆ ให้พร้อมสำหรับการกินบุฟเฟต์ด้วย ไม่ว่าจะเป็น เตาถ่าน กระทะ ถ้วย แก้ว จาน ชาม ช้อน ให้ลูกค้าได้รับประทานอาหารอย่างไม่มีสะดุดและมีความสุขกับการทานบุพเฟต์ที่ร้าน ในขณะการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมสู่องค์กรลีน ทุกภาคส่วนจะมีความต้องการทรัพยากรเพื่อมาทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นกำลังคนที่มีความรู้ทักษะเกี่ยวกับลีน อุปกรณ์ต่างๆ แหล่งความรู้ หรือแม้กระทั่งขวัญกำลังใจ และผู้นำการเปลียนแปลงก็คือผู้ที่จะช่วยสนับสนุนเตรียมทรัพยากรให้พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างสม่ำเสมอจนบรรลุเป้าหมายได้

บทบาทที่สำคัญอีกหนึ่งอย่างสำหรับผู้นำการเปลี่ยนแปลงก็คือ การสื่อสารการเปลี่ยนแปลง ทำไมต้องบอกว่าจะเปลี่ยน? โดยทั่วไปแล้วคนเราไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง เพราะเค้า ‘กลัว’ กลัวที่จะต้องทำอะไรใหม่ๆ ที่ไม่คุ้นชิน กลัวยาก กลัวทำแล้วไม่สำเร็จ กลัวความลำบาก กลัวตกงาน เป็นต้น ดังนั้นผู้นำจึงจำเป็นที่จะต้องสื่อสารว่าทำไมถึงต้องเปลี่ยนแปลง? ความจำเป็นอะไร? วิสัยทัศน์และเป้าหมายคืออะไร? ใครต้องทำอะไร? ที่ไหน? อย่างไร? เมื่อไหร่? เและผลที่จะได้รับคืออะไร? เหมือนกับการเขียนจดหมาย สารที่ต้องการส่งให้ผู้รับจำเป็นต้องมีความชัดเจน ตีความได้ทางเดียว เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และเป็นบวก การสื่อสารที่ดีของผู้นำ นอกจากจะช่วยลดความกลัวการเปลี่ยนแปลงแล้ว ยังช่วยให้บรรยากาศการเปลี่ยนแปลงมีความคึกคักและได้รับความร่วมมื่อที่ดี เมื่อทุกคนทุกฝ่ายทุกภาคส่วนเข้าใจเจตนาที่แท้จริงของการเปลี่ยนแปลงตรงกัน

ทั้ง 3 สาเหตุนี้ต้องทำงานร่วมกันจึงจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้ ถ้าขาดสักหนึ่งปัจจัย ความสำเร็จก็อาจจะเห็นได้ยาก เมื่อไม่กระตุ้นก็เท่ากับไม่จำเป็น ไม่เข้าใจเพราะไม่สื่อสาร ที่ไม่ทำ ก็อะไรๆ ที่ต้องการมันไม่มี หากผู้นำเดินไปดูสถานที่ปฏิบัติงานเป็นประจำก็ถือเป็นการกระตุ้น และยังเป็นช่องทางให้ผู้นำมีโอกาสได้สื่อสารการเปลี่ยนแปลงที่ถูกต้องให้แก่ทีมงาน และรับรู้สภาพการเปลี่ยนแปลงโดยสามารถประเมินได้เลยว่าทีมงานต้องการอะไรเพิ่มเติมหรือไม่ ผู้นำการเปลี่ยนแปลง คือผู้ที่นำพาให้องค์กรเปลี่ยนแปลงไปสู่สำเร็จได้