ทำลีนคือ...จัดบอร์ดมาประกวดกัน!

เนี่ยๆ ต้องมาปริ้นท์กระดาษมาแปะ ตัดดอกไม้ การ์ตูน มาตกแต่งบอร์ด!

บ้านใครไม่มีนาฬิกาบ้าง?  นาฬิกาไม่ว่าจะเป็นแบบอนาล็อกหรือดิจิตอลก็ทำหน้าที่เดียวกัน คือ บอกเวลาที่ถูกต้องและจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องบอกเวลาที่ตรงกันหากมีหลายเรือน นาฬิกาเป็นสิ่งที่ใครเห็นก็รู้เลยว่ากี่โมงแล้ว ใครมีดูก็เข้าใจความหมายตรงกัน จะนัดกันกี่โมง ก็ดูที่นาฬิกานั่นแหละ

เช่นเดียวกับบอร์ดลีน มีไว้เพื่อสื่อสารข้อมูลกิจกรรมของทีม ว่าทำอะไร เป้าหมายอะไร ตรงไหน อย่างไร ใครเป็นคนทำ รวมถึงขั้นตอนไหน ติดปัญหาอะไรบ้าง เพื่อให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพราะทุกวันนี้ปัญหาด้านการสื่อสาร ถือเป็นปัญหาใหญ่ของทุกองค์กรเลยก็ว่าได้ บอร์ดลีนถือเป็นเครื่องมือที่สร้างช่วยสร้างความชัดเจนให้กับทุกคน

ทีนี้เวลาองค์กรประกาศทำลีน สิ่งที่ขาดไม่ได้เช่นกันก็คือ บอร์ดลีน เพราะเป็นเครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการขับเคลื่อนกลไลการบริหารแบบลีน 

บอร์ดลีนทำให้มองเห็นความผิดปกติได้ง่าย เป็นช่องทางการสื่อสารของทุกคนในทีม เป็นที่ที่ทำให้หัวหน้าได้พัฒนาทีมงานได้ง่ายขึ้น แต่! เมื่อทำด้วยความไม่เข้าใจเจตนาของการใช้บอร์ด ก็มาลงเลยด้วยการตกแต่งบอร์ดเหมือนสมัยเรียนประถม/มัธยมกัน ไม่ได้เกิดการใช้ประโยชน์จากข้อมูลในบอร์ด และการเป็นของที่ไม่จำเป็น หรือ ขยะ ไปในที่สุด

จริง ๆ แล้ว บอร์ดลีน มีไว้ทำอะไร?

Visual Management board (Visualization board, Lean board, Activity board, SIM, Short Interval Management) คือ บอร์ดแสดงสถานะของการดำเนินงานของทีม (Team performance / action) เช่น ผลลัพธ์การทำงานแต่ละวัน และหรือปัญหา เพื่อให้ทุกคนในทีมมีส่วนร่วมตั้งแต่เห็นข้อมูลเดียวกันเดียวกัน และสื่อสารให้เข้าใจตรงกัน ใน Monodzukuri ถือเป็น 1 อาวุธวิเศษ 3 อย่างในการทำกิจกรรม Jishu Hozen เลยทีเดียว

แสดงข้อมูล/เป้าหมายร่วมกัน > เห็นและตระหนักในปัญหา > สื่อสาร/ดำเนินกิจกรรม > ร่วมกันหามาตรการ > สอนงาน > Kaizen > สร้างมาตรฐาน

ใช้บอร์ดลีนอย่างไร?  ก็คุยกันไง ไอที่แดงๆ เขียวๆ นั่นอ่ะ ถาม 5W 1H ใครมีส่วนร่วมบ้าง จะ Action (มีมาตรการ) อย่างไร? ถ้าดำเนินการอยู่ติดปัญหาอะไรหรือไม่ ในฐานะหัวหน้างาน มีหน้าที่คอยสอบถาม ถ้าทีมติดขัดก็ช่วยเหลือ ให้คำแนะนำ ปรึกษา และประสานงาน (เคลียร์ทาง) ให้ทีมทำงานได้สะดวกมากขึ้น

ใช้บอร์ดเพื่อสร้าง 3 สิ่งนี้ ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร คือ

1. สร้างความเร่งด่วนของปัญหา (Sense of urgency)
2. สร้างความเป็นเจ้าของ (Sense of ownership)
3. สร้างความร่วมมือ (Sense of teamwork)

สร้างความเร่งด่วนของปัญหา (Sense of urgency) คือ ความสามารถรับรู้ได้ว่าจะต้องทำอะไรเพื่อให้อยู่รอดหรือเอาชนะหรือเพื่อการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ผู้นำมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการสื่อสารความเร่งด่วนของปัญหานี้ เพื่อให้เข้าในว่าทำไมองค์กรจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง ไม่ใช่เป็นทางเลือกว่าจะเปลี่ยนหรือไม่เปลี่ยนก็ได้ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่ล้มเหลวถึง 70% เพราะขาดปัจจัยนี้ เช่น ถ้าไม่ป่วย ก็ไม่เริ่มออกกำลังกาย

สร้างความเป็นเจ้าของ (Sense of ownership) คือ สร้างจิตสำนึกรักในงานของตนเอง เพื่อให้เกิดความคิดปรับปรุงพัฒนา เสมือนเป็นเจ้าของกิจการที่ต้องการให้องค์กรอยู่รอดมีกำไรโดยทำงานอย่างตั้งใจและสุดความสามารถ ซึ่งถ้าผลลัพธ์ยังไม่ได้ตามเป้าหมายก็จะเป็นความน่าอายของตนเองที่ยังไม่สามารถทำให้บรรลุเป้าหมายได้ ส่งผลให้ต้องแก้ไขสถานการณ์

สร้างความร่วมมือ (Sense of teamwork) ตราบใดที่มีบอร์ดไว้ประดับเฉย ๆ ไม่เคยมีใครใช้ข้อมูลมา Meeting กับทีมงาน ก็ไม่ก่อให้เกิดกิจกรรมการปรับปรุงใด ๆ ที่องค์กรอยากให้มี หรือหากมีแล้วหัวหน้างานไม่เคยลงมาดูหน้างาน ให้คำแนะนำปรึกษาบ้าง ก็ไม่สามารถสร้างความร่วมมือในทีมงานได้ วัฒนธรรมใหม่ก็ไม่เกิด

บอร์ดมีไว้ใช้ ไม่ได้มีไว้โชว์

ขอขอบคุณขอมูลจาก

https://leadchangegroup.com/leadership-urgency/

https://www.leaderwings.co/life/a-sense-of-urgency/