การเร่งกระบวนการทำงานให้เร็วขึ้นแบบ Google Design Sprint

การเร่งกระบวนการออกแบบผลิตภัณฑ์ให้เร็วขึ้นโดยใช้เวลาเพียง 5 วัน!

ในยุคเทคโนโลยีแบบนี้ ทุกอย่างแข่งขันกันที่ความเร็ว ดังนั้นทุกอย่างต้องเร็ว ใครตอบสนองลูกค้าได้ก่อนถือเป็นผู้ชนะ เจ้าเทคโนโลยีของโลกอย่างกูเกิ้ลก็มีวิธีการทำให้กระบวนการทำงานให้เร็วขึ้นเช่นกัน เรียกว่า Google Design Sprint เจ้าวิธีการนี้คือ การเร่งกระบวนการออกแบบผลิตภัณฑ์ให้เร็วขึ้นโดยใช้เวลาเพียง 5 วัน! เกิดขึ้นด้วยการเปลี่ยนแปลง 3 ปัจจัยหลัก คือ 

• ความร่วมมือ (Collaborate) 
• นวัตกรรม (Innovation) 
• เร่งจังหวะ (Accelerate)

ปกติแล้วกระบวนการออกแบบจะแบ่งออกมาเป็น 4 ขั้นตอน คือ 1. เสนอไอเดีย 2. สร้างจริง 3. เปิดตัว 4. การเรียนรู้ของลูกค้า แต่ Google Design Sprint ตัดขั้นตอนออก เหลือเพียง 2 ขั้นตอน คือ เสนอไอเดีย แล้วให้ลูกค้าได้เรียนรู้เลย ดังภาพด้านล่าง

Cr: http://www.gv.com/sprint/

วิธีการของ Design Sprint แบ่งออกเป็น 6 ขั้นตอน คือ

1. ทำความเข้าใจ (Understand) ความต้องการ/ปัญหาที่แท้จริงและถูกต้องของลูกค้า
2. กำหนด (Define) สรุปเป็นบริบท ผลลัพธ์ที่ต้องการ และการวัดผล
3. ร่างแบบ (Sketch) คิดไอเดียที่แก้ไขปัญหาให้ลูกค้าให้ได้มากที่สุด
4. ตัดสินใจ (Decide) เลือกไอเดียที่ดีที่สุดโดยเห็นชอบจากทุกคนในทีม
5. สร้างต้นแบบ (Prototype) ให้ลูกค้าเห็นภาพเข้าใจและทดสอบได้ เน้นเร็ว ไม่เน้นสวย
6. ทดสอบ (Validate) ให้ลูกค้าได้ทดสอบ เสนอความเป็นไปได้ทางเทคนิค

ในแต่ละขั้นตอนนั้นก็จะมีการใช้ Tools ต่าง ๆ ให้เลือกใช้มากมาย ช่วยให้ทีมทำงานอย่างเป็นระบบ วิธีการ The Design Sprint นี้ Google ได้พัฒนาจนเป็นมาตรฐานของกระบวนการออกแบบ และนำมาใช้กับทุกกระบวนการ ไม่จำเพาะแค่งานออกแบบเท่านั้น เช่น การพํมนากระบวนการผลิต, การสร้างแบรนด์ เป็นต้น

ตัวอย่างการนำมาใช้งานจริง 

ที่กระบวนการสรรหาบุคลากรของ Google (Google Improves the Hiring Process) เป็นการออกแบบ GHire suite ที่จะนำมาใช้ในงาน HR ในการสรรหาบุคลากรของ Google ทั่วโลก โดยกระบวนการเริ่มตั้งแต่ผู้สมัครคลิ๊ก Apply ทาง Online จนกระทั่งได้งาน (Job offer) ซึ่งในกระบวนการจ้างงานนี้มีผู้เกี่ยวข้องหลายคน เช่น ฝ่ายบุคคล, ผู้จ้างงาน, ผู้สัมภาษณ์ และผู้สมัคร จึงเป็นผู้ใช้ระบบ GHire ด้วยเช่นกัน ดังนั้นการทำ Design Sprint จึงเริ่มจากนำบุคคลเหล่านี้มาเจอกัน เพื่อทำความเข้ากระบวนการ ความต้องการ เป้าหมาย โดยถามคำถามที่ถูกต้อง คือ กูเกิ้ลสนใจอะไรตอนจะจ้างคนเข้ามาทำงาน? (เป้าหมายร่วมกัน) หลังจากนั้นทีมก็เริ่มทำตามวิธีการ Sprint สิ่งที่ได้เมื่อทุกคนมาอยู่รวมกันคือ การแก้ปัญหาร่วมกัน เพราะเข้าใจกันมากขึ้น 

เมื่อเทียบกับการออกแบบเดิม ๆ ต่างฝ่าย ต่างก็พยายามแก้ปัญหาของใครของมันโดยไม่มีการทดสอบไอเดียกับลูกค้าก่อน และคิดไปเองว่าสิ่งที่ทำคือสิ่งที่ลูกค้าต้องการ รวมถึงละเลยสิ่งที่เป็นเป้าหมายหลักขององค์กรที่มีร่วมกันด้วย และใช้เวลาเพียง 3 วันเท่านั้น

สรุป Google Design Sprint ดีอย่างไร?

• ลูกค้า หรือ ผู้ใช้งานจริง มีส่วนร่วมในการออกแบบตั้งแต่ต้น และทดสอบไอเดียก่อน
• กระบวนการทำให้การออกแบบเจอจุดบกพร่อง/ลมเหลวได้ก่อนที่จะนำไปออกแบบจริง
• เร่งกระบวนการทำงานให้เร็วขึ้น
• ลดต้นทุนการออกแบบจริงก่อนนำมาทดสอบ

เห็นได้ชัดว่าแม้จะเป็นกระบวนการออกแบบ หรือกระบวนสรรหาและจัดจ้างบุคลากร ก็สามารถนำแนวคิดลีนมาใช้ได้ทั้งนั้น ไม่จำเป็นต้องเฉพาะเจาะจงที่การผลิต แต่เป็น 'แนวคิด' หลักการบริหารที่ส่งมอบคุณค่าให้แก่ลูกค้าให้เร็วที่สุด ตรงตามความต้องการ ไม่ต้องทำซ้ำ ซึ่งกำจัดความสูญเปล่าออกจากทุกกระบวนนั่นเอง

'แนวคิดลีน' คือ หลักการบริหารที่ส่งมอบคุณค่าให้แก่ลูกค้าให้เร็วที่สุด ตรงตามความต้องการ ไม่ต้องทำซ้ำ ซึ่งกำจัดความสูญเปล่าออกจากทุกกระบวนนั่นเอง

ขอขอบคุณข้อมูลจาก

https://designsprintkit.withgoogle.com/methodology/overview

https://designsprintkit.withgoogle.com/introduction/case-studies/google-improves-the-hiring-process

http://www.gv.com/sprint/

https://medium.com/productmanagement101/design-sprints-at-google-85ff62fed5f8